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miércoles, 26 de marzo de 2014

Cómo informar a los trabajadores sobre las normas de uso de internet y el correo electrónico corporativo

La cuestión es de gran importancia en el ámbito empresarial si tenemos en cuenta que ante un procedimiento sancionador de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en ningún caso se puede responsabilizar al trabajador sobre la infracción cometida (la responsabilidad final no recae sobre la persona física) y que para poder acceder legalmente por parte del empresario al correo electrónico de los empleados es requisito imprescindible haber informado previamente de las normas de uso.
Es por tanto una materia que afecta de lleno al posible acceso que el empleador pueda necesitar realizar en el futuro a los datos almacenados en los equipos, ya sean los resultantes de la navegación por Internet como los derivados del uso de correo electrónico corporativo.
En el Informe 0464/2013 de su Gabinete Jurídico, la AEPD responde a una cuestión acerca de si es conforme a Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD) la entrega a todos los trabajadores junto con la nómina de un determinado mes, de un Anexo al contrato relativo al deber de confidencialidad, así como respecto del uso de Internet y del correo electrónico para fines profesionales.
Es un informe jurídico de gran interés porque la AEPD además de responder a la pregunta, aprovecha para repasar la reciente jurisprudencia sobre la potestad del empresario para ejercer el control sobre el email y los ordenadores entregados a sus trabajadores.
En lo que se refiere a la metodología de anexar las citadas normas a la nómina de un mes, la AEPD lo considera un método adecuado, pero añadiendo que debe ser firmado por el empleado:
Y en el caso planteado, mediante la firma del Anexo al contrato de trabajo existiría una información al trabajador del uso que debe darse a este tipo de medios; la firma del Anexo es uno de los medios a través de los cuales el empresario puede probar dicha circunstancia; como podría por otro lado acreditarse mediante la aportación de otros indicios que coadyuvaran a entender cumplido este requisito, pero siendo la firma uno de ellos, totalmente lícita y admitida en Derecho.
Respecto a la potestad de control se citan varias sentencias recientes, de las que se pueden destacar estos extractos:
(…) hay que tener en cuenta que se trata de medios que son propiedad de la empresa y que ésta facilita al trabajador para utilizarlos en el cumplimiento de la prestación laboral, por lo que esa utilización queda dentro del ámbito del poder de vigilancia del empresario (…)
Por ello, lo que debe hacer la empresa de acuerdo con las exigencias de buena fe es establecer previamente las reglas de uso de esos medios –con aplicación de prohibiciones absolutas o parciales– e informar a los trabajadores de que va existir control y de los medios que han de aplicarse en orden a comprobar la corrección de los usos, así como de las medidas que han de adoptarse en su caso para garantizar la efectiva utilización laboral del medio cuando sea preciso, sin perjuicio de la posible aplicación de otras medidas de carácter preventivo, como la exclusión de determinadas conexiones.
► Descarga PDF: Informe 0464/2013
http://www.ayudaleyprotecciondatos.es/2014/03/14/como-informar-trabajadores-normas-uso-internet-correo-electronico-corporativo/

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